Dokumen Wajib Sertifikasi ISO 9001

Dalam proses sertifikasi ISO 9001, organisasi harus mempersiapkan beberapa dokumen penting untuk membuktikan bahwa sistem manajemen mutu mereka sesuai dengan persyaratan standar ISO 9001. Berikut adalah beberapa dokumen yang perlu dipersiapkan:

Kebijakan Mutu: Dokumen ini berisi komitmen tertulis dari manajemen tingkat atas tentang pentingnya mutu dalam seluruh aktivitas organisasi dan bagaimana kebijakan tersebut akan diimplementasikan.
Manual Mutu: Manual mutu adalah dokumen tertulis yang mendeskripsikan struktur dan cakupan sistem manajemen mutu organisasi, serta bagaimana proses-proses utama terkait mutu dijalankan.
Prosedur Mutu: Dokumen ini menjelaskan langkah-langkah rinci yang harus diikuti dalam menjalankan berbagai proses mutu dalam organisasi. Prosedur-prosedur ini mencakup kegiatan seperti pengendalian dokumen, pengendalian perubahan, penanganan keluhan pelanggan, dan sebagainya.
Instruksi Kerja: Instruksi kerja merupakan dokumen yang memberikan panduan dan petunjuk langkah-demi-langkah dalam menjalankan tugas-tugas atau prosedur tertentu.
Buku Catatan atau Catatan Bukti: Selama proses sertifikasi, organisasi harus dapat menyediakan bukti atau catatan yang menunjukkan bahwa sistem manajemen mutu mereka berjalan sesuai dengan persyaratan ISO 9001. Contoh bukti ini dapat berupa catatan rapat, laporan audit, laporan inspeksi, dan lain sebagainya.
Dokumen Sistem Manajemen Mutu: Ini adalah dokumen utama yang berisi kebijakan, prosedur, instruksi kerja, dan catatan bukti yang mencakup seluruh sistem manajemen mutu organisasi.
Dokumen Rekaman: Rekaman merupakan catatan tentang aktivitas atau hasil dari proses yang dijalankan. Rekaman ini penting sebagai bukti bahwa proses-proses telah dijalankan dengan benar.
Buku Petunjuk atau Panduan Internal: Dokumen ini dapat berupa panduan atau buku petunjuk bagi karyawan mengenai cara menjalankan tugas-tugas mereka sesuai dengan persyaratan mutu.
Dokumen Pelatihan dan Kompetensi: Ini berisi catatan pelatihan dan kualifikasi karyawan yang terlibat dalam sistem manajemen mutu.
Dokumen Kebijakan Pengendalian Dokumen: Dokumen ini menjelaskan bagaimana pengendalian dokumen dilakukan, termasuk proses pembuatan, pengesahan, distribusi, dan revisi dokumen.

Semua dokumen di atas harus dipersiapkan dan dijaga dengan baik selama proses sertifikasi dan juga untuk memastikan kelancaran dan kesinambungan sistem manajemen mutu setelah sertifikasi ISO 9001 diperoleh. Organisasi juga harus memastikan bahwa dokumen-dokumen ini mudah diakses, diperbaharui secara berkala, dan sesuai dengan persyaratan standar ISO 9001.