Audit internal ISO adalah proses sistematis untuk memastikan bahwa sistem manajemen—baik ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 27001, dan lainnya—berjalan sesuai standar dan kebutuhan organisasi. Audit internal dilakukan untuk menilai kesesuaian, mengevaluasi efektivitas, serta mengidentifikasi peluang perbaikan sebelum audit eksternal dilakukan.
Audit ini menjadi persyaratan wajib pada semua standar ISO dan merupakan bagian penting dari siklus Plan-Do-Check-Act (PDCA).
1. Menyusun Program Audit
Langkah pertama adalah membuat program audit yang mencakup:
- ruang lingkup audit
- jadwal audit tahunan
- auditor yang ditugaskan
- metode audit
- area atau proses yang akan diperiksa
Program audit harus mempertimbangkan risiko, kompleksitas proses, dan hasil audit sebelumnya.
2. Menentukan Auditor Internal
Auditor internal harus:
- berkompeten
- memahami standar ISO
- independen terhadap area yang diaudit
Organisasi biasanya memberikan pelatihan auditor internal agar auditor memahami teknik audit, komunikasi, dan metode pelaporan.
3. Melakukan Audit Plan (Rencana Audit)
Auditor menyusun rencana audit yang meliputi:
- tujuan audit
- kriteria audit
- daftar departemen yang diaudit
- alokasi waktu
- daftar dokumen atau bukti objektif yang harus diperiksa
Rencana audit harus disampaikan kepada auditee sebelum audit dimulai.
4. Melakukan Pembukaan Rapat (Opening Meeting)
Pada tahap ini, auditor dan auditee membahas:
- tujuan audit
- ruang lingkup
- metodologi audit
- waktu pelaksanaan audit
- aturan dan batasan audit
Ini penting agar semua pihak memiliki pemahaman yang sama.
5. Melaksanakan Audit di Lapangan (On-Site Audit)
Auditor melakukan audit dengan metode:
- wawancara
- pemeriksaan dokumen
- observasi langsung
- pengujian rekaman
Auditor memeriksa kesesuaian antara:
- standar ISO
- prosedur internal
- praktik kerja nyata
Selama audit, auditor mengumpulkan bukti objektif dan mencatat temuan.
6. Mengidentifikasi Temuan Audit
Temuan audit biasanya diklasifikasikan menjadi:
- Ketidaksesuaian Mayor (Major NC)
Kegagalan signifikan yang mempengaruhi sistem manajemen - Ketidaksesuaian Minor (Minor NC)
Penyimpangan kecil yang perlu diperbaiki - Observasi
Saran perbaikan - Good Practice
Praktik baik yang patut dipertahankan
Temuan harus faktual, jelas, dan berdasarkan bukti.
7. Menyusun Laporan Audit Internal
Laporan audit berisi:
- ringkasan audit
- daftar temuan
- bukti pendukung
- kesimpulan audit
- rekomendasi tindakan perbaikan
Laporan audit diserahkan kepada manajemen untuk ditindaklanjuti.
8. Melakukan Closing Meeting
Pada pertemuan ini auditor:
- mempresentasikan hasil audit
- menjelaskan ketidaksesuaian
- memberikan rekomendasi perbaikan
- memastikan auditee memahami tindak lanjut yang harus dilakukan
Closing meeting membantu memastikan tidak ada perbedaan persepsi.
9. Tindak Lanjut (Corrective Action)
Auditee harus melakukan:
- analisis akar penyebab (root cause analysis)
- membuat rencana tindakan perbaikan
- implementasi perbaikan
- verifikasi efektivitas perbaikan
- melaporkan bukti perbaikan kepada auditor
Auditor kemudian memvalidasi apakah corrective action sudah efektif.
10. Evaluasi Efektivitas Audit
Tahap akhir adalah memastikan bahwa audit internal:
- memberikan nilai tambah
- efektif menemukan ketidaksesuaian
- mendukung peningkatan sistem manajemen
Evaluasi ini juga membantu menyempurnakan program audit berikutnya.
Audit internal ISO merupakan proses penting untuk memastikan bahwa sistem manajemen berjalan efektif, sesuai standar, dan selalu menuju perbaikan berkelanjutan. Dengan audit internal yang baik, organisasi dapat lebih siap menghadapi audit eksternal dan meningkatkan performa operasional.
